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Procedure Operative
Guida esecutiva · Ferdinando Caldarelli
Fissare una call
Quando Mattia dice "fissa call con X"
1
Hai il numero WhatsApp del cliente?
✅ SÌ
Mandagli il messaggio qui sotto
❌ NO
Vai al passo 3 direttamente
2
Manda questo messaggio su WhatsApp
Sostituisci [NOME] e [GIORNO] con i dati reali
Ciao [NOME] 👋
Ti scrivo da parte di Mattia.
Volevamo fissare una call veloce con te per domani — ci fai sapere quando sei disponibile?
In alternativa puoi prenotare direttamente il slot più comodo per te:
👉 https://app.mattiacalastri.com/widget/bookings/consulenza-settimanale
— Ferdinando, Team Astra
3
Se non hai il numero — invia il link di prenotazione
https://app.mattiacalastri.com/widget/bookings/consulenza-settimanale
4
Se non risponde entro 24h → chiama direttamente
Poi aggiorna Mattia su WA con l'esito
5
Conferma a Mattia
✅ Fatto. Ho contattato [NOME] — [risposta/in attesa di risposta]
Risposta a comando di Mattia
Quando arriva un task su WhatsApp
Non fare niente prima di leggere bene. Non chiedere dettagli che non servono. Se puoi fare la cosa — falla.
1
Leggi il messaggio 2 volte (30 secondi)
Assicurati di aver capito COSA fare, CHI contattare, QUANDO
2
Hai tutto ciò che ti serve per farlo?
✅ SÌ
Fallo subito. Non rispondere — agisci.
❌ NO
Chiedi SOLO quello che manca (1 domanda)
3
Tempi massimi di esecuzione
🔴 "Urgente" → 30 min · 🟡 Normale → 2 ore · 🟢 "Quando puoi" → entro fine giornata
4
Conferma sempre a Mattia con esito
✅ Fatto — [cosa hai fatto in 1 riga]
Urgenza cliente
Cliente arrabbiato o con problema grave
1
Non promettere NIENTE. Ascolta senza commentare.
Non dire "risolviamo subito" — non sai ancora cosa c'è da fare
2
Manda questa risposta al cliente
Ciao [NOME], capito. Me ne occupo adesso e ti aggiorno entro 2 ore con una risposta concreta. 🙏
3
Avvisa Mattia SUBITO con il contesto
🚨 Urgenza — [NOME CLIENTE]
Problema: [descrivi in 2 righe cosa è successo]
Ho risposto che lo aggiorno entro 2 ore.
Come gestiamo?
4
Aspetta istruzioni da Mattia. Non muoverti.
Mattia decide la soluzione. Tu la esegui e aggiorni il cliente.
Onboarding nuovo cliente
Contratto firmato — primo contatto
1
Aggiungi il cliente su GHL
Nome · Email · Telefono · Tag: cliente-attivo · Fonte: referral/ads
2
Manda il messaggio di benvenuto su WhatsApp
Ciao [NOME]! 👋
Benvenuto/a in Astra Digital Marketing!
Sono Ferdinando, gestirò con te il progetto giorno per giorno.
Per partire abbiamo bisogno di alcune credenziali — ti mando una lista nei prossimi minuti così possiamo iniziare subito.
Per qualsiasi cosa sono qui 🙂
— Ferdinando, Team Astra
3
Richiedi le credenziali necessarie
Ecco cosa ci serve per iniziare 📋
✅ Accesso Meta Business Manager (pagina FB + IG)
✅ URL del sito web
✅ Login al sito (se WordPress: utente + password admin)
✅ Loghi e materiali grafici (cartella Drive o WeTransfer)
✅ Eventuale accesso Google Analytics / Search Console
Mandami pure screenshot o credenziali su questa chat — è sicuro 🔐
4
Conferma a Mattia che l'onboarding è avviato
✅ Onboarding [NOME] avviato — aggiunto su GHL, primo contatto fatto, in attesa credenziali
Follow-up post-call
Dopo ogni meeting con un cliente
Fathom manda automaticamente i task su WhatsApp dopo ogni call. Controlla sempre il messaggio automatico prima di fare qualsiasi cosa.
1
Controlla WhatsApp — arriverà il riepilogo automatico di Fathom
Entro 30-60 min dalla fine della call
2
Esegui tutti i task con tuo nome (Ferdinando) entro 24h
I task con "Mattia" li gestisce Mattia — non toccarli
3
Manda riepilogo al cliente entro 24h
Ciao [NOME] 👋
Grazie per la call di oggi! Ecco un recap veloce:
📌 Cosa abbiamo deciso:
— [punto 1]
— [punto 2]
✅ Prossimi step:
— [azione 1] entro [data]
— [azione 2] entro [data]
Per qualsiasi cosa sono qui!
— Ferdinando, Team Astra
Cliente che non paga
Fattura scaduta — procedura di recupero
Non menzionare MAI soldi prima del Giorno +3. Non minacciare. Non essere scortese. Mattia decide il giorno +14.
+3 gg
WA gentile:
"Ciao [NOME], ti volevo ricordare la fattura [N] del [DATA] ancora da saldare — fammelo sapere appena puoi 🙂 — Ferdinando"
"Ciao [NOME], ti volevo ricordare la fattura [N] del [DATA] ancora da saldare — fammelo sapere appena puoi 🙂 — Ferdinando"
+7 gg
Chiamata diretta — tono cordiale, chiedi se c'è un problema
Dopo la chiamata: avvisa Mattia con l'esito
Dopo la chiamata: avvisa Mattia con l'esito
+14 gg
Avvisa Mattia — da qui in poi decide lui
"🔴 [NOME] — fattura [N] non pagata da 14 giorni. Ho chiamato il [DATA], mi ha detto [risposta]. Come procediamo?"
"🔴 [NOME] — fattura [N] non pagata da 14 giorni. Ho chiamato il [DATA], mi ha detto [risposta]. Come procediamo?"
Invio report mensile al cliente
Ogni 1° del mese — entro il 5
1
Vai su Astra OS → Clienti → Seleziona cliente → "Genera Report"
2
Scarica il PDF generato
Controlla velocemente che i numeri abbiano senso prima di mandarlo
3
Manda il report con questo messaggio
Ciao [NOME] 👋
Ecco il report di [MESE] per [NOME AZIENDA] 📊
In allegato trovi l'analisi completa dei risultati.
Come sempre, siamo disponibili per una call di commento se vuoi approfondire qualche dato!
— Ferdinando, Team Astra
4
Aggiorna Mattia che i report sono stati inviati
Briefing settimanale → Mattia
Ogni lunedì mattina entro le 10:00
Template fisso da inviare ogni lunedì
📋 BRIEFING SETTIMANA [N] — [DATA]
✅ Fatto la settimana scorsa:
— [cliente]: [cosa]
— [cliente]: [cosa]
🔄 In corso:
— [cliente]: [cosa, stato]
⚠️ Problemi aperti:
— [cliente]: [problema] → [cosa ho fatto]
📌 Cosa mi serve da te:
— [domanda/decisione necessaria]
— [domanda/decisione necessaria]
Template messaggi rapidi
Copia e usa — cambia solo i campi in [parentesi]
📅 Proposta data call
Ciao [NOME]! Sei disponibile per una call veloce [GIORNO] mattina? Ci vorrebbe 20-30 min 🙂 — Ferdinando
✅ Conferma appuntamento
Perfetto [NOME]! Confermato [GIORNO] alle [ORA]. Ti mando il link Teams/Meet tra poco 🙂 — Ferdinando
🔗 Link calendario Mattia
Ciao [NOME]! Puoi prenotare direttamente il momento più comodo per te dal calendario di Mattia:
👉 https://app.mattiacalastri.com/widget/bookings/consulenza-settimanale
— Ferdinando
📥 Richiesta materiali/credenziali
Ciao [NOME]! Per andare avanti con [PROGETTO] abbiamo bisogno di: [LISTA COSE]. Riesci a mandarmele entro [GIORNO]? Grazie 🙏 — Ferdinando
📨 Invio link Fathom (call da avviare)
Ciao! Ti mando il link per la nostra call:
👉 [LINK FATHOM/MEET]
Ci vediamo alle [ORA] 🎯 — Ferdinando
SOP Onboarding Completa — 4 Fasi
Dal primo contatto al primo deliverable (14 giorni)
1
Fase 1 — Pre-Sales (Giorno 0) · Mattia
Discovery call 30 min → preventivo PDF entro 24h → follow-up WA se silenzio >48h. MAI vendere alla prima call — ascoltare.
2
Fase 2A — Firma + Acconto (Giorno 1) · Mattia
Contratto firmato + acconto ricevuto → fattura emessa → cartella cliente creata in Downloads/👤 Clienti Astra/ → scheda Notion CRM.
3
Fase 2B — Setup Tecnico (Giorno 2–3) · Mattia + Ferdinando
GHL sub-account creato · Meta Ads accesso · GA4 + GTM (Tipo A/C) · SC accesso · tutti gli ID salvati in astra_tech_stack.md · Ferdinando briefato su WA.
4
Fase 3 — Audit + Report (Giorno 4–10) · Claude + Mattia
Raccolta dati API parallela → score /100 → PDF Gold Standard → fix urgenti applicati → report inviato al cliente via WA entro 10 giorni dalla firma.
5
Fase 4 — Handover (Giorno 11–14) · Ferdinando + Mattia
Call allineamento cliente 30 min → PED bozza 30 post → calendario condiviso → campagne Meta impostate → scadenze su Calendar + Reminders.
!
Regola d'oro — mai oltre 14 giorni
Il cliente deve ricevere qualcosa di concreto entro 10 giorni dalla firma. Il silenzio nei primi giorni è il principale motivo di churn precoce.
💬 Messaggio WA — Dopo firma + acconto
Ciao [NOME], perfetto — ho ricevuto tutto.
Nei prossimi 3 giorni ti chiedo gli accessi alle piattaforme (Meta, Google, sito).
Entro 10 giorni hai il primo report completo sul tuo account.
Benvenuto in Astra.
💬 Messaggio WA — Richiesta accessi tecnici
Ciao [NOME], per iniziare ho bisogno di questi accessi:
1. Meta Business Manager — aggiungi digitalastra.it come partner
2. Google Analytics — aggiungi mattia.calastri@gmail.com come Editor
3. Google Tag Manager — stesso account, stesso ruolo
Ci vogliono 10 minuti in totale. Dimmi quando sei libero e ti guido in tempo reale.
💬 Messaggio WA — Invio primo report
Ciao [NOME], ho fatto un primo giro completo sul tuo account.
Score attuale: [X]/100. Ho trovato [N] punti su cui intervenire — alcuni li ho già sistemati.
Trovi tutto nel report allegato.
Quando vuoi ci sentiamo 30 minuti per guardarlo insieme.
INPS & Fisco
Riepilogo contributivo e fiscale
Riepilogo annuale
Contributi INPS
Scadenze F24
Storico pagamenti
Premi Spazio o tocca il microfono
Ascolto continuo
Task Log
Registro attivita
Gmail
Email non lette
Impostazioni
Configurazione di Astra OS
Voce
Motore sintesi vocaleElevenLabs v2.5
Voce selezionataAndy M (italiano)
Velocità riproduzione1.35x
Intelligenza artificiale
Modello conversazioneClaude Haiku 4.5
Strumenti disponibili7 attivi
Report
Formato generazioneGold Standard (PDF + HTML)
Fonti datiGA4 · SC · Meta · GHL · PageSpeed
Motore PDFChrome Headless
Connessioni API
Supabaseconnesso
n8n (automazioni)connesso
Railway (hosting bot)connesso
Google OAuthattivo
Meta Adsverifica in corso...
Fatturazione
Regime fiscale—
IVA—
Ritenuta d'acconto—
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